Các phương pháp họp trao quyền

Quy tắc chung

Có rất nhiều cuốn sách và khóa học về cách tiến hành họp. Một vài quytắc chung thường được đưa ra như sau:

1.  Mục đích của buổi họp, bạn mongmuốn đạt được điều gì?

Thời gianbắt đầu và kết thúc dự kiến của buổi họp

2.  Bắt đầu và kết thúc buổi họpđúng giờ. Điều quan trọng là hãy quan tâm đến những người đến tham gia, chứkhông phải những người vắng mặt.

3.  Nếu các thành viên không quennhau, hãy bắt đầu với phần giới thiệu.

4.  Thúc đẩy những người kiệm lờinói ra ý kiến.

5.  Dành thời giancho việc đánh giá cuối buổi họp

Với những quy tắc chính này, bạn có thể đạt được rất nhiều thứ, tuy nhiên mọi người  đôikhi có thể cảm thấy buổi họp nhàm chán, thiếu hiệu quả và thậm chí là mất thời gian.Phương Pháp Synergy sẽ hữu ích, với phương pháp này, bạn có thể giảm thời gianhọp, hoàn thành nhiều công việc và họp hành vui vẻ hơn.

Bản thân cấu trúc của phương pháp mangtính “trao quyền”.

Các nguyên tắc khá dễ hiểu, nhưng khôngphải lúc nào cũng dễ làm theo, bởi Synergy là phương pháp họp rất khác biệt sovới những điều mọi người vẫn thường nghĩ. Sẽ rất tốt nếu bạn được giới thiệu vàhướng dẫn từ những người có kinh nghiệm.

                     A. Phương pháp họp Synergy

Phương Pháp Synergy được phát triển bởi Erhard Fleck, phương pháp này có thêm 3 nguyên tắc cơbản so với những quy tắc chính ở trên

1.    Tất cả thành viên cùng đóng gópxây dựng nên khung chương trình cho buổi họp

Nếu bạn mời mọi người tham gia một buổi họp thì thườngbạn nên chuẩn bị trước khung chương trình, nhưng luôn để buổi họp mở bằng cáchhỏi những người tham gia họ muốn bàn luận về chủ đề gì.

2.    Mỗi chủ đề có một khoảng thờigian nhất định

Người đề nghị một chủ đề đồng thời sẽ nói rõ anh ấy/cô ấycần cả nhóm dành bao nhiêu thời gian cho chủ đề đó, bao gồm cả thuyết trình,thảo luận, kết luận – tất cả mọi thứ cần để đưa ra kết quả. Một khi đã thốngnhất, chủ đề đó không được chạy quá thời gian (nhưng có thể ít hơn thời gian dựkiến)

3.    Nhất trí về thứ tự các chủ đề

Nhóm được đề nghị quyết định “sẽ làm gì”, cụ thể hơn là sẽ cùng lựa chọn từng chủ đề một (chỉ một chủđề một lúc). Không có áp lực đối với việc “lên đầu” bởi chúng ta đều biết tấtcả các chủ đề đều sẽ nhận được đúng khoảng thời gian đăng ký.

Các bước thực hiện

Một buổi họp Synergy sẽ có 3 phần chính

1.                 Xây dựng khung chương trình họp

Một thành viên sẽ điều phối việc xây dựng khung chương trình họp. Mỗingười nêu ra tên chủ đề của mình (một hoặc nhiều). Người điều phối sẽ viết khngchương trình trên bảng trắng hoặc giấy để mọi người cùng nhìn thấy:

Tên             Chủ đề                                                              Thờigian yêu cầu (phút)

Biên           Báo cáo Thái Bình                                                                             5

Hoàn         Số liệu kiểm toán                                                                              3

Hiếu          Báo cáo Huế và NoImpact Day                                                   10

Thủy          Hoạt động dự ánSchool trong thời gian tới                                 5

Ánh            Facebook trườnghọc/C&E                                                              3

Thủy          Sản phẩm truyền thông                                                                    5

Những khoảng thời gian đăng ký cho các chủ đề sẽ được cộngtổng lại và so sánh với tổng thời gian thực tế dành cho buổi họp. Nếucó đủ thời gian cho tất cả các phần, bỏ qua bước 2 và vào thẳng bước 3.

2.                 Đàm phán

Chỉ người đề nghị chủ đề có quyền quyết định giảm thờilượng của chủ đề đó (hoặc thậm chí bỏ hẳn chủ đề đi, dành cho lần họp sau chẳnghạn). Bản thân phần đàm phán này sẽ tốn thời gian, vì vậy mọi người sẽ cùngkhẩn trương đi đến thống nhất quyết định.

3.                 Tiến hành

Một người điều phối có nhiệm vụ giữ cả nhóm đi đúng hướng buổi họp.

*   Người điềuphối hỏi: Chúng ta sẽ bắt đầu từ ai/chủ đề nào?. Mọi người đều có quyền đề cửchính mình hoặc một người khác. Cả nhóm cần thống nhất trước khí bắt đầu. Ngườiđiều phối sẽ đánh dấu vào tờ chương trình chủ đề đang được bàn luận.

*   Người đề cửchủ đề sẽ chịu trách nhiệm dẫn dắt phần thảo luận và kiểm soát thời gian. Ngườiđó có thể nhờ các thành viên khác giúp đỡ trong việc nhắc giờ.

*   Khi một chủđề kết thúc, người điều phối sẽ gạch dòng tên chủ đề đó khỏi khung chương trìnhvà tiếp tục hỏi mọi người: Chúng ta sẽ làm gì tiếp theo?

è Buổi họp kết thúc đúng giờ – hoặc sớm hơn! – và tất cả mọi người đềuđược lên tiếng và có khoảng thời gian của mình.

*** Sử dụng “Tôi, Chúng ta và Nó” (I,We,It) để hiểu về Synergy

Sử dụng mô hình “Tôi, Chúng ta và Nó” giúp chúng ta hiểu rõ hơn phươngpháp Synergy hoạt động như thế nào:

*   Cấu trúc thực tế này tạo không gian cho “Tôi” – mỗi thành viên đượcmời đóng góp vào việc xây dựng khung chtrình và dẫn dắt nhóm về 1 hoặc nhiều chủđề đã được đồng thuận.

*   Phương pháp này cung cấp cách đơn giản để đưa mọi ngườivào nhóm (kể cả những người ít nói), bằng cách đề nghị họ là người quản lý thờigian hoặc đơn giản là hỏi ý kiến của họ. Mối quan hệ “Tôi-họ” trở thành mốiquan hệ mạnh mẽ hơn “Chúng ta”.

*   Bản thân phương pháp này đã tạo nên một cấu trúc cơ bản cho “Chúngta” – tất cả các thành viên đều thêm gia, không ai độc quyền một mình giảithích hoặc cắt nghĩa, mà tất cả mọi người cùng tham gia đóng góp vào chủ đề.

*   Ở mức độ sâu hơn, cấu trúc phương pháp này thúc đẩy sự phát triểncủa thái độ tích cực: người tham gia không cần cạnh tranh về thời gian vớinhau. Văn hóa hợp tác được xây dựng nổi bật trên chất lượng hơn là số lượng

*** Một số lưu ý:

·       Số lượng thành viên lýtưởng cho buổi họp Synergy là 5-8 người

·       Tại mỗi chủ đề, hình thứctiến hành sẽ tùy thuộc vào người chịu trách nhiệm chủ đề: thuyết trình, thảo luận,chiếu phim, chơi trò chơi…

·       Nên tính toán một khoảngthời gian dự trù cho những hoạt động: chuyển tiếp giữa các chủ đề, cho mượn thờigian…

·       Luôn nhớ gạch bỏ chủ đềđã họp xong, và theo sát khung chương trình đã đề ra.

·       Nên làm theo hướng dẫncó sẵn trong thời gian đầu áp dụng cách họp này, cho đến khi thực sự hiểuphương pháp thì có thể cải tiến sau.

                     B. Phương pháp họp Khônggian mở – Open Space

Một phương pháp hữu ích cho các cuộc họp lớn hơn được biết đếnlà Phương pháp “OpenSpace” (Không gian mở). Được thiếtkế bởi Owen Harrison, phươngpháp này thúc đẩy toàn cuộc họp/hội nghị toàn mộtcách sáng tạo (hiệuquả) như những buổi giải lao giữa giờ (coffee-break)

Một cuộc họp hoặc hội nghị Open Space có nhiều tính năng giống với Phương pháp Synergy của Fleck. Nét đặc trưng của nóhình thành bởi một vài cơ chế cơ bản sau::

· Một lời mời cởi mởrộng kết nối những mục đích của cuộc họp

· Ghế của người tham gia xếptheo vòng tròn, không có bàn

· Những người tham gia đăng một “bảngthông báo” các chủ đề được đề xuất

· Một “thị trường” với nhiều không gian rộng mở cho phép những người tham gia di chuyển tự do học tập và đóng góp khi họ “mua”thông tin và ý tưởng

 Space 1

Space 2

Space 3….

Time 1: 9.00 – 9.30

Time 2: 9.30 – 10.00

Time 3: 10.00 – 10.30

…..

Cáchtiếp cận này là đặc biệt nhất bởi chương trình nghị sự linh hoạt của nó, tạo ra bởi chính những người tham gia, trong 30-90 phút đầutiên của cuộc họp hoặc sự kiện.

Thông thường, một cuộc họp “khônggian mở” sẽ bắt đầu với lời giớithiệu ngắn bởi người triệu tập/chủ trì và thường là hỗ trợ viên. Người triệu tập giới thiệu mục đích, ngườihỗ trợ giải thích quá trình”tự tổ chức”. Sau đó, nhóm sẽ tự tạo ra chương trình/lịch trình làm việc bằngviệc các cá nhân đưa ra chủ đề của họ.

Mỗi người đề xuất một chủ đềchịu trách nhiệm đặt tên cho nó, viếtnó trên bảng thông báo, đề nghịmột không gian và thời gian, sau đó sẽ chủ trì vào đúng không gian và thời gian đó (đã định sẵn/đề xuấttrên bảng),bắt đầu cuộc trò chuyện, và chắc chắn phải ghi chép. Các ghi chép này thường được liệt kê vào tài liệu sẽ được phân phát bằng tay hoặc điện tử cho tất cả nhữngngười tham gia.

Chú ý: điểm khác lớn nhấtcủa phương pháp này và phương pháp Synergy là – trong phương pháp không gianmở, mỗi phiên họp đều được quy định một khoảng thời gian cố định và như nhau.

               C. Phương pháp họptìm kiếm sự Đồng Thuận

C.1. Các tấm thẻ ở trên bàn: Phương phápNGT

Phương pháp này rất hữu ích bất cứ khi nào bạn cần thu thập mộtcách nhanh chóng và phân tích sơ bộ thôngtin (sự kiện,ý kiến, đánh giá) từ một nhóm người, đặc biệt hữu ích khi nhóm này là một phần của một hệ thống phân cấp được thành lập.

Điểm mấu chốt là việc xây dựng câu hỏi bắt đầu/khởi động. Một số ví dụ:

·      Tiêu chí để thành công củachúng ta là gì? Chúng ta đã làm gì, Khi nào chúng ta làm tốt một phần của công việc?

·      Điều gì (Phần nào/Cái gì/Những gì) đang hoạt động (chạy) tốt và những gì đang không hoạt động tốt trong dự án hiện tại của chúng ta?

·      Những yếu tố nào có thể giúp chúng ta đạt được mục tiêu, và những gì có thể cản trở chúng ta?

Bước 1

•  Trongim lặng, mỗi người xemxét các câu hỏi ban đầu và viết từng câu trả lời trên một mảnh giấy– mỗi câu trả lời viết trên 1 mảnh giấy riêng. Không kiểm duyệt – đây là hoạt động động não của cá nhân.

•  Không cầnphải ưu tiên hoặcphân tích, chỉ đơn giản là viết các câu trả lời. Nămcâu trả lời – 5 mảnh giấy. Mỗi người giữgiấy của riêng mình.

Bước 2

•  Khi tất cả đã sẵn sang, cả nhóm sẽ đứng quanhmột cái bàn trống. Từng người sẽ đọc to từng mẩu giấy.

•  Áp dụng các quy tắc động não, ví dụ không chỉtrích, không bàn bạc nhưng đặt câu hỏi để làm rõ thì được.

•  Khi tất cả đều hiểu, câu trả lời (giấy) sẽđược để trên bàn. Mọi người khác cũng thực hiện tương tự.

•  Các câu trả lời có liên quan đến nhau đặt tại1 vị trí

•  Mọi người tiếp tục đọc giấy của họ tới khi nàotất cả các mảnh giấy đều ở trên bàn (đọc đến khi nào hết thì thôi :-> )

Bước3

•  Nhóm hoàn tất quá trình phân tích, xếp các mẩugiấy theo từng nhóm liên quan (có tên nhóm)

•  Mỗi nhóm được đặt một cái tên càng cụ thể càngtốt. Nếu quá khó để tìm một cái tên ngắn gọn cho nhóm, có lẽ nhóm đó nên chiara. Không có đúng hay sai về số lượng giấy trong mỗi nhóm, một nhóm với 1 mẩugiấy (đáp án) cũng được.

Bước 4

Một thành viên trong nhóm chịu trách nhiệm và bắt đầuthu thập các mảnh giấy (trong các nhóm có tên) và phân phối chúng tới tất cảcác thành viên trong nhóm.

C.2. Phương pháp Ưu tiên nhanh

Phương pháp này rất hiệu quả khi nhóm cần nhanh chóng ưutiên hoặc loại bỏ một số phương án khỏi danh sách. Một số ví dụ:

·        Danh sách về những hoạt động/hành động khả thi cần thugọn, do đó những phương án ưu tiên cần được xem xét cụ thể, tỉ mỉ.

·        Những đơn nộp về quỹ hoặc các câu trả lời trong mộtcuộc thi cần được nhanh chóng sắp xếp theo thứ tự để dành nhiều thời gian chonhững đáp án nhận được nhiều ủng hộ nhất.

·        Một bản danh sách dài những trang tiềm năng cho mộthoạt động hoặc dự án cần được cắt giảm.

·        Cần đưa ra một lựa chọn giữa sự khác biệt về ngàytháng hoặc thời gian.

Bước 1

·        Danh sách đầy đủ cần ưu tiên sẽ được đánh dấu bằng sốhoặc chữ cái và được viết trên một hoặc nhiều bảng đứng

·        Mỗi người nhận được một số lượng phiếu bầu nhất định.Nếu số lượng các lựa chọn là không nhiều (hạn chế), số lượng vote thường là sốlượng lựa chọn, ngoài ra con số lý tưởng là 6.

·        Các phiếu bầu này có thể được phânphối theo ý muốn củamỗi người tham gia: tất cả các phiếucó thể cùng bầu cho 1 phương án lựa chọn (nếu anh/chị thấy nó là hoàn toàn quan trọng hơn bất kỳ những ý kiến của người khác),một trong những biểu quyết mỗi một số tùy chọn, hoặc kết hợp.

Bước 2

·        Mỗi người cân nhắc lựa chọn của mình, và viết trên một mảnh giấy các số hoặc chữ cái của các phươngán lựa chọn, và số phiếu đượcphân bổ cho từng phươngán.

·        Mỗi người trao đổi giấyvới một người khác.

·        Mỗi người lần lượt phân bổ phiếutrên mảnh giấy, ví dụ bằng cách đánh dấu với mộtcây bút màu trên giấy khổ to

Kết thúc bài tập này, lựa chọn thường được thu hẹp đáng kể, và đôi khi có thểđược kết luận.